Warande is een gemeenschap van bewoners met een zorgvraag, naasten, vrijwilligers en medewerkers. De organisatie heeft zeven locaties in Bilthoven, Houten en Zeist. Mensen kunnen er wonen wanneer zij ouder zijn en deskundige zorg nodig hebben, of tijdelijk verblijven als dat nodig is. Het alledaagse leven is de basis.‍

Johan Marissen, inkoopverantwoordelijke bij Warande: “Bewoners leven zo veel mogelijk zoals ze thuis gewend waren. De keuken op iedere afdeling is een centrale plek: we zitten er samen aan tafel en eten. We verzorgen dagelijks drie maaltijden voor onze bewoners. Wanneer iemand aangepast eten of drinken nodig heeft, bijvoorbeeld bij slikproblemen, geven logopedisten hierover advies. Diëtisten adviseren bij voedingsaanpassingen, zoals extra eiwitten of vezels. Waar mogelijk kiezen we eerst voor oplossingen met gewone voedingsmiddelen. We proberen het gebruik van supplementen of medische drinkvoeding zo veel mogelijk te beperken. Vezelrijke broodsoorten kunnen bijvoorbeeld een belangrijke bijdrage leveren aan een volwaardige voeding.

‍Van meerdere leveranciers naar één betrouwbare partner

Tot medio 2024 werkte Warande met meerdere bakkers. De organisatie zocht een leverancier met schaalgrootte en een breed, vezelrijk assortiment. Belangrijk was ook dat de leverancier zich aan de levertijd houdt: het brood moet vóór zeven uur ’s ochtends binnen zijn. “Dat klinkt misschien vanzelfsprekend, maar dat is het niet. Bakkers Brigade was een van de weinigen die aan die eis kon voldoen. Toen we elkaar beter leerden kennen, bleek de klik er ook te zijn.”

"Je hoeft niet twintig mails te sturen: je belt, en het wordt geregeld."

Een partner die meedenken, ook wanneer het druk is

Voor Johan zit het verschil niet alleen in betrouwbare levering, maar ook in de manier van samenwerken. Bakkers Brigade denkt mee over het assortiment, speciale gelegenheden (zoals Koningsdag en Pasen) en productvernieuwing. Zo loopt alles via één leverancier, zonder omwegen. Dat merkte Warande ook bij de opening van haar nieuwe locatie Huize Zonnebos. “Iedereen is dan druk met verhuizen, inrichten en logistiek. Bakkers Brigade kwam zelf met het voorstel om bewoners bij de opening iets aan te bieden. Dat typeert een goede partner. En als er iets misgaat, lossen ze het snel op. Je hoeft niet twintig mails te sturen: je belt, en het wordt geregeld. Ze voelen zich betrokken, en dat merk je.”

Bestellen is eenvoudiger, data waardevoller

De samenwerking vereenvoudigt ook interne processen. Medewerkers plaatsen per afdeling bestellingen in het online bestelplatform. Er wordt centraal een kernassortiment samengesteld. En er wordt centraal gestuurd op wat er besteld kan worden. “Voorheen liep alles via de mail,” zegt Johan. “Nu logt iedereen in en plaatst de bestelling. Teams op de afdeling weten wat cliënten nodig hebben en in welke hoeveelheden; dat hoeft niet meer via inkoop. Dat scheelt tijd, en die tijd gaat naar de bewoners. Bovendien hebben we nu cijfers wat er per locatie geleverd is. We hebben ook per product de ingrediëntenlijst. Die informatie gebruiken we ook voor rapportages over duurzaamheid en de Milieuthermometer Zorg.”

“Er is een klik. En als de klik er is, dan gaat eigenlijk alles vanzelf.”

Structureel overleg, gezamenlijk verbeteren  

De samenwerking blijft in ontwikkeling. Elk kwartaal bespreken Warande en Bakkers Brigade volumes, verbeterpunten en nieuwe producten. Tussendoor houden ze korte lijnen. “Bakkers Brigade denkt mee,” zegt Johan. “Niet alleen leveren wat wij vragen, maar ook laten zien wat er nieuw is en wat beter kan. En Frank van Trappen van Bakkers Brigade heeft aan collega’s toelichting gegeven en verteld hoe het bestelproces in elkaar zit. En mensen weten wie ze kunnen bellen, en dat maakt samenwerken makkelijker.”

Een bakker die met je meedenkt

Met Top Bakkers Groep, waar Bakkers Brigade onder valt, heeft Warande een leverancier die aansluit bij hoe de organisatie werkt en wil groeien: vers brood op tijd, een passend assortiment, inzichtelijke data en direct contact wanneer dat nodig is. Johan vat het samen: “Bakkers Brigade is een frisse, klantgerichte organisatie die meedenkt, snel schakelt en onze teams actief ondersteunt. Maar bovenal: er is een klik. En als de klik er is, dan gaat eigenlijk alles vanzelf.” Binnen Warande zijn Johan Marissen en Milou van Emmerik gezamenlijk verantwoordelijk voor het inkoopbeleid van de organisatie, die zeven locaties omvat in Bilthoven, Houten en Zeist.