‍Appèl Catering staat bekend om haar passie voor ambacht en gastvrijheid op ruim 700 locaties in heel Nederland. Met een dergelijke omvang is het waarborgen van kwaliteit en uniformiteit een complexe logistieke legpuzzel.

Waar locaties voorheen vaak de vrijheid hadden om zelfstandig bij lokale bakkers in te kopen, ontstond de behoefte aan meer regie. Niet alleen om de administratieve druk te verlagen, maar ook om de voedselveiligheid en de eigen merkidentiteit, de 'handtekening' van Appèl, te bewaken. Appèl vond in Top Bakkers Groep de partner die zowel de schaalbaarheid als het lokale ambacht kon bieden.

De verschuiving naar inkoopgestuurde regie

Anoek van Velzen, inkoop support medewerker bij Appèl, speelt een centrale rol in dit proces. Als eerstelijns support voor zowel de locatiemedewerkers als de leveranciers ziet zij dagelijks hoe essentieel een gestroomlijnd inkoopproces is. Volgens Van Velzen was de wildgroei aan lokale leveranciers simpelweg niet langer houdbaar. "Wanneer 700 locaties willekeurig bestellen bij allerlei bakkers, brengt dat een enorme administratieve last met zich mee," legt zij uit.

‍

Naast de administratie is ook de risicobeheersing een drijfveer geweest voor de centralisatie. "Wanneer er onverhoopt iets misgaat met de kwaliteit of hygiëne, moet je direct weten waar een product vandaan komt. Bij een niet-gecertificeerde bakker loop je als organisatie risico's. Door te kiezen voor één regiepartner als Top Bakkers Groep zijn de lijnen kort, zijn alle certificeringen geborgd en kunnen we bij problemen direct schakelen."

“Wanneer 700 locaties willekeurig bestellen bij allerlei bakkers, brengt dat een enorme administratieve last met zich mee.”

Eén groep, drie sterke oplossingen

De kracht van de samenwerking zit in de veelzijdigheid van Top Bakkers Groep. Voor Appèl functioneert de groep als een verlengstuk van de eigen inkoopafdeling. Of een locatie nu behoefte heeft aan de efficiëntie van Bakkers Brigade, het fijnmazige netwerk van lokale Top Bakkers of de logistieke integratie via de foodservice; Top Bakkers Groep biedt het allemaal onder één vlag.

Van Velzen ervaart de korte lijnen met vaste contactpersonen als een groot pluspunt. "Ik heb direct contact met de accountmanagers van zowel Top Bakkers als Bakkers Brigade. Nu zij als één groep naar buiten treden, kijken we samen waar een aanvraag het beste ondergebracht kan worden. Als een opdrachtgever specifiek vraagt om een bakker uit de regio, dan zetten we de lokale kracht van Top Bakkers in. Voor de grotere locaties is de directe levering vanuit de Bakkers Brigade vaak weer efficiënter."

“De mogelijkheid om te kiezen tussen lokale ambacht en centrale efficiëntie binnen één organisatie is voor ons goud waard.”

‍

De assortimentstrechter: bewaking van de identiteit

Een belangrijk instrument in de samenwerking is de zogenaamde 'assortimentstrechter'. Hiermee bepaalt de inkoopafdeling van Appèl welk brood- en banketassortiment beschikbaar is voor de locaties. Dit zorgt ervoor dat de gast op elke locatie de kwaliteit en sfeer ervaart die bij Appèl hoort.

"Doordat wij bepalen wat er wordt ingekocht, bewaken we onze eigen handtekening," aldus Van Velzen. "Als een locatie zelfstandig bij een willekeurige bakker inkoopt, verdwijnt die uniformiteit. Bij Top Bakkers Groep hebben we het inzicht: we kunnen per bakker zien wat het aanbod is en sturen op de gewenste kwaliteit. Zo blijven we trouw aan wie we zijn als cateraar."

‍

Logistieke zekerheid en ICT als fundament

Om de operationele druk op de locaties te verlagen, is de technologische koppeling tussen de systemen van Appèl en Top Bakkers Groep cruciaal. Via een OCI-koppeling komen locatiemanagers direct in hun vertrouwde bestelomgeving van de lokale Top Bakker terecht. Dit voorkomt fouten en bespaart tijd.

Van Velzen monitort dit proces nauwgezet. "Iedereen bestelt sowieso via Sligro voor de dagelijkse voorraad, en door de koppeling zien ze direct de tegels voor brood, banket en taarten. Het is een heel overzichtelijk systeem dat ook helpt bij onze duurzaamheidsdoelstellingen. We kunnen bijvoorbeeld instellen dat er een minimaal bestelbedrag is. Het is niet efficiënt om voor een klein bedrag een vrachtwagen te laten rijden, dat begrijpt iedereen."

Die logistieke zekerheid vertaalt zich ook naar de dagelijkse praktijk op de werkvloer. Vaste chauffeurs en strakke levervensters zorgen voor rust in de keuken. Wanneer een lunch om 12:00 uur klaar moet staan, is het essentieel dat het verse brood voor 10:00 uur binnen is. "Daarin winnen de leveranciers van Top Bakkers Groep echt het vertrouwen van onze mensen. Ze doen er alles aan om binnen de venstertijden te leveren, en als er onderweg iets gebeurt, wordt er proactief gecommuniceerd."

Vertrouwen in tijden van nood

De ondersteunende en zorgzame houding van Top Bakkers Groep wordt het meest zichtbaar op momenten dat er ad-hoc oplossingen nodig zijn. Van Velzen herinnert zich een recent voorbeeld waarbij een locatie plotseling een ontbijt voor 120 personen moest verzorgen. "De reguliere levering via de groothandel was al volgeboekt. Eén telefoontje naar Bakkers Brigade was genoeg. Ondanks dat de locatie daar geen rechtstreekse levering had, werd er direct geschakeld. Het adres werd aangepast, de OCI-koppeling werd opengezet en de volgende ochtend was alles perfect geregeld. Dat is de kracht van een partner die niet alleen levert, maar ook meedenkt."

"Het gaat om snel schakelen en elkaar uit de brand helpen. Dat bouwt het echte vertrouwen op.”

Samen bouwen aan een duurzame toekomst

Als B Corp-gecertificeerde organisatie stelt Appèl hoge eisen aan duurzaamheid en transparantie. De samenwerking met Top Bakkers Groep ondersteunt deze missie, onder meer door het delen van data over CO2-impact en voedingswaarden via Foodstep-rapportages. Voor de toekomst ziet Van Velzen nog meer kansen in innovaties zoals circulair brood en verdere logistieke optimalisatie.

"We kijken kritisch naar hoe we transportkilometers kunnen verminderen, bijvoorbeeld door kleine locaties via een 'one-stop-shop' bij Sligro te beleveren. De passie voor het vak en de bereidheid om te innoveren, zoals we zien tijdens onze jaarlijkse 'Business and Bites' evenementen, bevestigt dat we de juiste partner aan onze zijde hebben. Het directe contact is goed, en je merkt aan alles dat het simpelweg goed zit."